Mục đích của Kế hoạch nhằm đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đi vào nền nếp, khoa học, đúng quy định của pháp luật nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc. Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức; trách nhiệm của cán bộ công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Lưu trữ lịch sử, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, quản lý tài liệu lưu trữ nhằm đáp ứng công tác chuyển đổi số hiện nay.

Theo Kế hoạch, các nhiệm vụ tập trung thực hiện như tập trung tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, trong đó tiếp tục tổ chức, triển khai, quán triệt các quy định của pháp luật, văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý bằng các hình thức lồng ghép trong các cuộc họp, hội nghị, tập huấn,…Rà soát, xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành mới các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành để thực hiện thống nhất trên phạm vi toàn tỉnh; xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long; xây dựng đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh giai đoạn 2026 - 2028 (khi có chủ trương của UBND tỉnh).

Thường xuyên cập nhật các quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ và rà soát, sửa đổi, bổ sung, ban hành các văn bản theo quy định hiện hành, tập trung các nội dung sau: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với Luật lưu trữ, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP (tập trung vào nội dung chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu tồn đọng tích đống đúng theo quy định; quản lý và lưu trữ văn bản điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành đảm bảo, tuân thủ đầy đủ, đúng các quy định).

Tổ chức các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Sắp xếp, bố trí công chức, viên chức đảm bảo đáp ứng yêu cầu của vị trí việc làm đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ điện tử, đảm bảo công chức, viên chức đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định của pháp luật; thực hiện đầy đủ các phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo quy định hiện hành.

Việc soạn thảo, ban hành văn bản (thể thức và kỹ thuật trình bày), quản lý văn bản đi, văn bản đến; điều chỉnh, bổ sung Danh mục hồ sơ cơ quan năm 2025 và thực hiện cập nhật Danh mục hồ sơ cơ quan lên Hệ thống thông tin Quản lý văn bản và điều hành của tỉnh (gọi tắt là Hệ thống) để quản lý tài liệu điện tử, lập hồ sơ điện tử, nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan (bao gồm hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử); quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật.

Thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, thu thập và tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử (bao gồm hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử), số hóa tài liệu; tạo lập và quản lý dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ bảo đảm theo đúng quy định hiện hành. Việc bố trí kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ thực hiện đúng theo quy định pháp luật.

Tăng cường chỉ đạo việc thực hiện lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của tỉnh.  Thực hiện thu thập đầy đủ thành phần hồ sơ, tài liệu trên nền giấy đã đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan; tổ chức chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu nhằm giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng, tích đống, tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định.

Tiếp tục thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” trên địa bàn tỉnh phù hợp với cơ cấu, tổ chức bộ máy, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức đáp ứng thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ điện tử; đồng thời, trang bị cơ sở hạ tầng kỹ thuật đảm bảo ứng dụng vận hành Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, đảm bảo các quy trình nghiệp vụ tạo lập hồ sơ lưu trữ điện tử.

Bố trí, nâng cấp, cải tạo kho (phòng) lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy; thực hiện vệ sinh kho, bảo quản tài liệu và vệ sinh tài liệu lưu trữ trên nền giấy theo định kỳ.

Rà soát, thống kê tình hình tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ; đẩy mạnh hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Thống kê, sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm, lập kế hoạch lựa chọn tài liệu để thực hiện lập Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng theo hướng dẫn của cơ quan cấp trên.

Tiếp tục đổi mới phương thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử thông qua Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại lưu trữ lịch sử, đáp ứng yêu cầu của các cơ quan, tổ chức, địa phương sử dụng tài liệu lưu trữ trên môi trường mạng và phục vụ độc giả có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến. Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ thông qua các hình thức viết bài đăng trên báo, tạp chí, trang thông tin điện tử của Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh.

Thực hiện có hiệu quả Quyết định số 3339/QĐ-UBND ngày 15/12/2020 của Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt Đề án “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long giai đoạn 2021 - 2026”; Quyết định số 3522/QĐ-UBND ngày 29/12/2020 của Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt Đề án “Chỉnh lý tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài, tạm thời đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Long từ năm 1975 - 2010” giai đoạn 2021 - 2025.

Đồng thời, thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ điện tử, nộp lưu hồ sơ điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của tỉnh, đảm bảo hồ sơ điện tử được xử lý trên môi trường mạng (trừ tài liệu, hồ sơ thuộc phạm vi bảo vệ bí mật nhà nước), thường xuyên sao lưu dữ liệu, bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ điện tử.

                  HĐ - Nguồn Quyết định số: 93/QĐ-UBND